Dacă reușești să treci peste blocajul legat de obligativitatea folosirii chestiilor gratuite și vezi avantajele reale, Office 365 pentru acasă este o soluție excelentă de licențiere pentru o familie. Și nu mă refer aici doar la simpla utilizare a software-ului din suita Office, ci la întregul pachet de servicii pe care le primești. Și ca să amintesc doar câteva, mă pot referi la o administrare ușoară, spațiu de stocare în cloud, partajare de documente și acces de mobil.

Despre toate astea și încă câteva o să vă povestesc imediat, înainte însă vă recomand să vă familiarizați cu conceptul Office 365 pentru acasă, ca să puteți înțelege mai clar ceea ce urmează.

Nu îmi bat capul cu managementul licențelor de office

În ultima perioadă am ajuns să am acasă trei laptop-uri pe care trebuie să le mențin în stare bună de funcționare. MacBook-ul meu cu Windows 10 Pro Anniversary Update și Mac OS Sierra, cel al soției și cel al fetiței, cu Windows 10 Pro Anniversary Update.

Pentru mine fereastra Microsoft Outlook face parte din peisajul zilnic – la birou am pe un monitor Outlook și pe celălalt Visual Studio, acasă am Outlook și Live Writer (plus mașinile Hyper-V). De pe vremea când lucram la CHIP și am descoperit Outlook ca instrument de management al timpului și comunicație, nu am mai renunțat la el pentru că a devenit punctul central a aproape tot ceea ce fac pe MOBzine.ro. Cu două conturi active pentru email și calendar, Outlook e aplicația fără de care probabil nu aș putea să funcționez la parametri optimi și singura a cărei lipsă o resimt pe Mac OS și Linux.

Folosesc Word-ul mai mult pentru a vedea conținutul documentelor primite. În Excel am câteva fișiere de urmărire și analiză a cheltuielilor lunare, partajate cu soția și de management pentru proiectele casnice la care lucrez, plus agregarea de informații și generarea de grafice pentru testele pe care le fac produselor prezentate pe site. Cred că dacă mi-aș dori, aș putea să le convertesc pe toate într-un format open și să le adaptez pentru a putea fi folosite într-un fel de StarOffice sau ceva similar, doar că în contextul dat nu văd avantajul unei munci suplimentare, cu rezultate grafice mult mai slabe.

Cu PowerPoint e o altă poveste: mă bazez pe el să îmi construiesc prezentările pe care sunt invitat să le țin, iar fetița mea a început să îl exploreze și se joacă cu el ca să își facă diverse colaje din poze și desene. Acum doar se joacă, învață ce e cu el, de la anul va începe distracția la școală și sigur îi va fi de folos să poată să își facă singură proiectele– cred că cu cât învață mai devreme să folosească o aplicație gen PowerPoint, în care poate spune povești prin agregarea de imagini, text, sunet, cu atât copii vor putea să comunice mai ușor.

Într-un astfel de context, licențele pentru trei pachete Microsoft Office clasice ar fi costat enorm (undeva peste 1500 EUR) dacă socotesc doar versiunile de Windows, fără cea de Mac OS. Așa că posibilitatea folosirii unui Office 365 pentru acasă apare nu numai ca soluție atractivă, ci și recomandată pentru o familie – aproximativ 42 de lei lunar, e o sumă acceptabilă pentru tot ceea ce primesc.

Și mă gândesc simplu: dacă dintr-un motiv sau altul trebuie să reinstalez oricare dintre cele trei laptop-uri de acasă, reaplicarea licențelor este doar o chestiune de autentificare cu Live ID (și pentru Windows 10 Anniversary Update și pentru suita Office pe Windows și Mac OS Sierra) și reactivarea automată.

Office de pe mobil

Chestia și mai faină legată de un abonament Office 365 pentru acasă este că îți permite să activezi funcționalitatea completă pentru aplicațiile Microsoft Office de iOS, Android și Windows 10 Mobile/Windows 10 UWP fără să fie nevoie să mai plătești nimic în plus. Variantele gratuite ale aplicațiilor Microsoft Office pentru mobil (iOS, Android, Windows 10 Mobile) îți permit doar să deschizi documentele – dacă vrei să creezi unele noi sau să le editezi pe cele existente, ai nevoie de un cont Office 365 sau ești nevoit să folosești alte soluții (și ai o grămadă de alternative pe iOS și Android).

Cu un Office 365 pentru acasă poți folosi aplicațiile Microsoft Office pe 5 telefoane și 5 tablete, fără cost suplimentar. Să numărăm: două telefoane ale mele (Windows și Android) și o tabletă Windows, un telefon al soției (iOS) și un iPad pentru fetița mea. Deja am consumat cinci licențe.

De ce am nevoie de așa ceva?

Când nu sunt acasă, adică marea majoritate a timpului, și eu și soția ne folosim de smartphone pentru a comunica. Cumva e normal ca multe din operațiile care în mod tradițional sunt asociate lucrului la PC să se mute pe smartphone.

Am două scenarii importante pe care am văzut că și alți prieteni de ai mei le practică: partajarea calendarului și a fișierelor OneNote via Outlook/OneDrive și actualizarea/monitorizarea Excel-ului cu cheltuielile casei.

Primul scenariu este de cea mai mare utilitate: cu conturi de email pe Outlook/GMAIL și calendarele asociate e posibil să se realizeze o partajare a informațiilor. Ca multe alte familii cu copii am calendar comun în care se pot evidenția ușor evenimentele și acțiunile foarte importante cum ar fi ședințele de la școală/grădiniță, activitățile extra, cine se ocupă și de ce operație. Treaba asta, sincronizată în timp real în Outlook (și pe PC și pe mobil) sau clienții standard de email de pe iOS/Android aduce o valoare maximă unei familii moderne.

A doua treabă – adică sincronizarea pe mai multe aparate (tabletă iPad, Surface, smartphone-uri iPhone, Lumia, HTC și PC) a unui fișier OneNote în care să fie trecute de către toți participanții elementele importante reduce și optimizează timpii legați de cumpărături. Noi avem liste de cumpărături aproape standard (cele pentru supermaket) și unele excepționale în care notăm din timp (și putem șterge) lucrurile ce trebuie făcute.

Ambele situații pot să fie implementate și fără un abonament Office 365, aplicațiile OneNote fiind gratuite pe toate sistemele de operare mobile iar clienții de email fiind capabili să lucreze cu conturi Outlook/GMAIL cu calendare partajate.

Actualizarea și editarea documentelor Office (Excel, Word, PowerPoint) de pe mobil poate să fie un moft, de acord. Noi folosim un Excel, accesibil de pe PC/tabletă/smartphone în care avem evidența cheltuielilor și a veniturilor, prognozele pentru viitoarele cheltuieli. Un singur fișier, accesibil de pe toate platformele într-un format unitar, fac necesară prezența unui pachet Office 365.

Și nu în ultimul rând, pentru laptop-ul fetiței mele am optat să nu instalez soluțiile clasice de Microsoft Office de desktop și am mers cu variantele disponibile în Windows Store. Aplicațiile Word, Excel, PowerPoint, OneNote din Windows Store au o interfață mai simplă, butoane mai mari, optimizate pentru touch. Ca și în cazul soluțiilor de smartphone/tabletă, ele pot fi descărcate și folosite gratuit doar pentru redarea documentelor. Dacă se dorește și editarea, atunci un cont Office 365 e absolut necesar.

Ori dacă am deja un Office 365, de ce să nu le activez?

Și nu în ultimul rând, accesul la variantele complete ale soluțiilor Word, Excel, PowerPoint pentru mobil e o chestiune esențială pentru mine prim prisma faptului că atunci când sunt plecat (în delegație sau în vacanță) mă folosesc de Lumia 950 XL și Continuum for Phones în loc de laptop. Outlook-ul merge perfect și de nenumărate ori a trebuit să apelez la Excel și PowerPoint ca să pot construi articole pentru site și să finisez/repet prezentările pe care urma să le susțin.

Scap de grija stocării pozelor de pe smartphone

În ordinea utilității și a importanței, faptul că un abonament Office 365 pentru acasă îți oferă 1TB de stocare în OneDrive pentru fiecare membru asociat abonamentului, e o chestie majoră. Nu numai că nu mai trebuie să îmi ocup timpul cu transferul pozelor de pe smartphone pe PC și de acolo pe un disc extern, dar am și posibilitatea să le partajez ușor, cu cine vreau și când vreau, fie că sunt ale mele, fie că sunt ale soției sau pe viitor, ale fetiței.

Clientul OneDrive de iOS, Android sau Windows 10 Mobile permite salvarea automată a pozelor de pe smartphone/tabletă direct în OneDrive (poți alege să faci asta doar pe WiFi și doar atunci când smartphone-ul e la încărcat, ca să protejezi lățimea de bandă). Odată ce l-ai activat nu te mai stresezi cu salvatul pozelor și a filmelor: le capturezi, ele se duc automat în cloud-ul OneDrive, le iei de acolo când ai nevoie. Iar dacă pierzi smartphone-ul sau trebuie cumva să îl resetezi, nu pierzi nimic – toate pozele sunt în cloud.

Spațiu de stocare în cloud unitar, fișiere partajate

Utilitatea e maximă atât prin prisma faptului că te scapă de stres cât și prin faptul că ajungi să câștigi timp, nemaifiind nevoie să faci manual sincronizări offline. Și când vine vorba să le trimiți și altora să le vadă, faci rapid un album separat (din clientul OneDrive) și apoi îl partajezi, trimițând automat link-ul celor ce vrei să le arăți pozele.

Și tot via OneDrive am acces la documentele importante pe care vreau să le am la îndemână mereu. Că e vorba despre prezentări, fișierele de evidență a cheltuielilor sau de urmărire a proiectelor sau chiar cărți în format electronic, via OneDrive ele îmi sunt accesibile mie și familiei mele, oricând și de oriunde există o conexiune Internet.

Toate proiectele școlare pot să fie salvate în cloud-ul OneDrive și de acolo să fie monitorizate/editate de ceilalți membri ai familiei.

Plătești cât timp folosești

Avantajul unui abonament versus cumpărarea unei licențe complete este că poți plăti atât cât folosești. În cazul Office clasic, doar pentru a primi licența (e drept, pentru durata de viață a produsului) dai cam 300 EUR. O folosești cât ai nevoie, numai că nu vei primi dreptul de a face upgrade gratuit.

Pe un abonament de tip Office 365, ai mereu acces la cele mai noi versiuni ale aplicațiilor și serviciilor din pachet și nu ești nevoit să dai toți banii de la început. Dacă la un moment dat decizi că nu ți se mai potrivește, poți opri plata și anula abonamentul.

Dezavantajul ar fi, ca și în cazul unui leasing auto, că pierzi tot ceea ce ai investit până atunci, inclusiv produsul. Din nou, pentru 42 de lei lunar, cred că beneficiile sunt justificate.

Și un extra: Skype, ca să păstrăm legătura cu familia și prietenii

Și mai e ceva: abonamentele oferite de operatorii de telefonie mobilă îți aduc și câteva sute de minute de convorbiri internaționale, majoritatea în UE și SUA. Unii chiar ajung să le consume vorbind cu prietenii și familia plecată din țară.

Ai putea spune că 60 de minute suplimentare pe Skype, pentru apeluri de voce oriunde în lume, e ceva ce nu mai prezintă valoare. Oare chiar așa e?

Aș zice că nu, din contră, sunt cazuri în care doar aceste 60 de minute de apeluri lunare via Skype s-ar putea să justifice costul unui abonament Office 365. Gândiți-vă doar cât costă să suni pe anumite rețele mobile din SUA sau în țări de prin zona Asiei sau non EU. Înmulțiți minutul cu 60 și vedeți ce beneficii obțineți.

Când am început să folosesc Office 365 m-am bucurat la maxim de cele 60 de minute lunare vorbind cu prietenii din Germania, Franța și SUA, dincolo de facilitatea de a crea o conferință Skype – acum asta e gratuită, disponibilă oricărui utilizator de Skype.

Poate că nu mai e un lucru definitoriu, dar sigur e ceva ce nu trebuie trecut cu vederea.

Cam asta e scenariul meu de folosire pentru Office 365. Discutând cu mai mulți cunoscuți am fost oarecum provocat să îl detaliez, lucru pe care l-am și făcut.

Sper să vă ajute și pe voi și să vă dea o perspectivă mai clară vizavi de motivația folosirii unui astfel de abonament. În mod cert se pot găsi soluții gratuite care să aducă un nivel apropiat de funcționalitate, însă ele sigur vă vor obliga să renunțați la confidențialitatea datelor. Folosiți-le dacă asta e ceea ce vă doriți.

Pentru mine nu e o opțiune, am spus asta de nenumărate ori.

Oricum ar fi, puteți încerca și voi Office 365 pentru acasă ca să puteți spune în cunoștință de cauză dacă vi se potrivește sau nu.