Pentru că după Microsoft Summit 2014 am primit o grămadă de întrebări (online și offline) despre cloud și despre Office 365 (de ce l-am lăudat atâta?) m-am gândit că e momentul să pornesc un serial în care să discut despre Office 365: ce este, cum se folosește, la ce ajută, exemple, etc.

Iar primul pas este (logic!) să pornim cu începutul:

Ce este ”Office 365”?

Termenul de ”Office 365” e folosit de Microsoft să denumească un abonament pentru produse clasice Microsoft Office și server-e pe care beneficiarul nu mai trebuie să le instaleze în interiorul rețelei. Ele sunt gata configurate, pregătite de a fi folosite oricând, de oriunde. Exemple: pachetul clasic Microsoft Office (2013) ce include Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote plus diferite server-e (disponibile în funcție de tipul de abonament ales) Lync, Exchange Online, OneDrive, Skype.

Adică în funcție de câți bani vrem să plătim, putem cumpăra un abonament (pe perioada de care avem nevoie de el, normal) în care primim licențele pentru produsele software clasice (ce pot fi instalate în funcție de abonamentul ales pe mai multe sisteme Widnows, Mac OS și Android, iOS, Windows Phone) plus niște servicii (email, colaborare, active directory, stocare în cloud) accesibile în cloud, fără să mai fie nevoie de configurări de server-e dedicate în rețeaua locală.

Multe din abonamentele Microsoft Office 365 includ și licențele pentru aplicațiile clasice Word, Excel etc. pe care utilizatorii le instalează pe sistemele pe care le vor folosi – unele permit chiar instalarea pe mai multe PC-uri. Abonamentele Office 365 se pot plăti lunar sau anual, depinde de ce are nevoie fiecare.

Dacă dați de termenul de Microsoft Office atunci când discutați într-un context în afara Office 365 să știți că el se referă la pachetul clasic Microsoft Office, cu aplicațiile aferente, licențiate clasic, nu pe bază de abonament. Adică se cumpără o dată și au valabilitate nelimitată – de asta și prețul e semnificativ mai mare.

Ce face Office 365?

Diferența semnificativă între un pachet Office și cel Office 365 constă în tipul de licențiere și tipul de servicii/aplicații incluse în pachetul de licențiere. Cu cât se urcă pe nivelul de complexitate din Office 365 cu atât beneficiile sunt mai mari și evident, prețul plătit crește.

Să luăm un Office 365 în contextul unei afaceri mici/mijlocii. O solutie Office 365 Business Premium: oferă accesul la pachetele software clasice, plus email și colaborare găzduit pe server-ele Microsoft, în cloud.

În condițiile acestea, diferența față de o soluție clasică constă în faptul că nu mai există un server local care să se ocupe de partea de email (cu nume personalizat de domeniu) și acces la el, colaborare și conferințe online (Lync). Licenţa este validă atâta timp cât se plăteşte abonamentul. Ca și disponibilitate el va fi garantat 99% din timp, în cloud. Trebuie doar să fie configurat corespunzător de către administratorul de rețea – o poate face beneficiarul, firma ce oferă consultanță pentru serviciile de IT sau Microsoft.

Se câștigă mobilitate. Într-un astfel de scenariu angajații pot lucra de oriunde, de pe orice aparat. Și pot colabora în timp real dacă au acces la o conexiune internet. Documentele, email-ul, calendar, contacte, site-urile de colaborare vor fi disponibile oriunde, oricând e nevoie de ele.

Se folosesc instrumentele cu care deja suntem familiarizați: același Word, Excel, PowerPoint și Outlook va sta instalat pe sistemele noastre, sau din contră, dacă ne conectăm la internet, aceiași interfață cu care suntem obișnuiți ne este accesibilă din browser, de pe orice platformă vrem să facem asta. Și de pe orice dispozitiv, fie el smartphone, tabletă sau chiar un PC cu Linux sau MacOS X.

Optimizarea investiției: pe măsură ce este nevoie de mai mult (sau mai puțin) resursele pot să fie ajustate corespunzător în funcție de necesitățile de moment. Pentru o firmă aflată la început de drum, o soluție gen Office 365 înseamnă degrevare de costuri – se plătește lunar, o sumă mult mai mică și nu se mai investește la fel de mult în infrastructură. Se iau instrumentele, se folosesc. Banii disponibili și resursele umane pot fi folosite ca să producă valoare în companie. Office și infrastructura IT devin instrumente care ajută, nu obstacole care costă.

Colaborare: odată pus în funcțiune un sistem Office 365 angajații și partenerii pot să colaboreze cu adevărat: Calendar, email pentru stabilirea de întâlniri și schimbul de mesaje, Lync pentru conferințe voce și video. Toate fără costuri de instalare hardware și probleme masive de configurare.

Disponibilitate: nu în ultimul rând, un pachet Office 365 asigură o disponibilitate de 99,9% a serviciilor IT. Ceva ce e destul de greu de realizat la costuri mici într-o infrastructură clasică. Ca să nu mai spun că odată ce apar update-uri, ele sunt aplicate transparent de către Microsoft pe serviciile oferite.

De ce Office 365? La ce ajută?

Am răspuns la întrebările astea puțin mai sus. Pentru mine, din punct de vedere al unui startup, contează două lucruri esențiale şi sunt legate de faptul că licențierea se plătește în timp și nu la început (banii pot fi folosiți în scopul de produce alți bani) iar infrastructura hardware poate fi extrem de mult redusă – e nevoie de niște laptop-uri și acces la net. Fără server-e locale, fără instalării de servicii. Asta înseamnă timp și bani câștigați.

Office 365 este un pachet de software plus servicii care oferă flexibilitate. Pe site la Microsoft am dat de această descriere:

Dotați-vă afacerea cu un abonament convenabil de un an la Office

Office 365 Premium pentru firme mici a fost proiectat să vă ajute să creați și să comunicați mai rapid, cu caracteristici care fac economie de timp și cu aspect îngrijit și modern în toate programele. În plus, salvați documente online în OneDrive pentru a le accesa practic de oriunde.

• Utilizaţi Office pe mai multe dispozitive: pe 5 PC-uri sau calculatoare Mac, plus 5 tablete iPad sau Windows pentru un singur utilizator
• E-mail firmă şi calendar partajat: Căsuţă poştală de 25 GB cu antivirus şi antispam
• Instrumente pentru site-ul web al companiei: Creaţi site-uri web şi partajaţi documente pe internet
• Conferinţe video HD: Reuniuni online cu partajare pe desktop, voce şi video
• Abonament anual: Versiuni superioare incluse
• Configurare uşoară, nu sunt necesare abilităţi IT: Administrare online simplificată
• Cea mai bună soluţie pentru firmele cu 1-10 angajați

Completează ceea ce am spus deja.

Alte lucruri ce ar mai trebui știute despre Office 365

Teoretic sună foarte bine: Office 365 e un produs bine gândit care răspunde unor necesități clare. Nu vreau să vă tai din entuziasm, dar din discuțiile avute deja cu diverse persoane interesate de Office 365 și migrarea de la oferta similară și gratuită a Google, mai sunt lucruri pe care ar trebui să le știți.

Dacă aveți deja niște servicii similare de la Google, atunci știți deja ce e ăla cloud-ul. Dacă nu, haideți să lămurim: când cineva se referă la cloud vrea să zică de fapt că are în vedere un serviciu (oferit de un server) care nu e disponibil în rețeaua internă. GMAIL este un serviciu în cloud. Yahoo este altul. Google este tot un serviciu în cloud.

Legat de Office 365, sunt trei elemente componente, care nu e obligatoriu să fie regăsite în toate abonamentele: aplicațiile clasice, aplicațiile disponibile în browser și serviciile. Microsoft Office înseamnă aplicațiile de pe calculator, cu Word, Excel ș.a.m.d, cele Web reprezintă instanțe similare accesibile din browser, cu aceiași interfață. Iar despre servicii am vorbit deja.

Există Office Online, adică Calendar, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, care e gratuit. Oricine are un cont Live ID poate să folosească Word Online sau Excel Online să lucreze cu documentele Microsoft Office. E nevoie de o conexiune la internet și un browser. Utilizarea e gratuită, nu uitați asta.

Pot să fie un substitut la un pachet clasic Microsoft Office atâta vreme cât nivelul de complexitate este scăzut. Se oferă email, colaborare pe documente etc.

Similar există oferta Google cu Google Docs ce funcționează pe același principiu: un cont GMAIL oferă accesul la documente, spațiu de stocare, instrumente de creare/editare.

Ambele suite au plusuri și minusuri. Nu le discut aici pentru că nu acesta este focusul articolului de față.

Gândiți-vă însă așa: dacă lucrați din mai multe locații și cu multe documente, dacă aveți versiuni diferite de licențe de Office și dacă nevoie firmei fluctuează, atunci poate că ar fi indicat să studiați mai îndeaproape oferta Office 365.

Altfel, dacă sunteți mulțumiți cu ce aveți acum, nu schimbați. Încă …

Mai multe detalii despre Office 365 găsiți aici.